Onboarding in tijden van corona, kan dat?

Inwerken op afstand: lees onze ervaringen en best practices!

 

Door Panenqa op 24 april 2020

 

We merken dat veel opdrachtgevers met vragen zitten omtrent het succesvol inhuren én onboarden van tijdelijke medewerkers in deze tijd van Corona. Bij Panenqa hebben we hier inmiddels goede ervaring in. Graag delen we onze ervaringen in deze nieuwsbijdrage met jullie. 

 

De inhuurbehoefte is er namelijk vaak, echter is er terughoudendheid om die behoefte om te zetten in een daadwerkelijke opdracht. De weg om iemand op afstand ingewerkt te krijgen is echter makkelijker dan je denkt.

 

Inhuurproces

 

De huidige situatie omtrent het Coronavirus doet een beroep op ons innoverend vermogen. In de interim branche merken we dat zowel bedrijven als kandidaten zich heel snel hebben aangepast aan de huidige situatie door vanuit huis interviews op te zetten via kanalen als Microsoft Teams, Zoom, Skype, Whatsapp, Facetime, Webex, en andere applicaties. Voorlopig lijken we nog even gebonden te zijn aan deze digitale wereld. Dit zijn onze tips bij het inhuren van interim finance professionals.

Belangrijkste tip: Doe je interim aanvraag bij een organisatie waar je vertrouwen in hebt en vertrouwen hebt in je contactpersoon. Zo weet je zeker dat je goed begeleid wordt bij het inhuurproces en dat hij/zij je behoefte goed aanvoelt. Komt er dan een Interview op afstand, let dan op het volgende:

  1. Zorg voor een goede verbinding.
    Niets is zo vervelend als storing, trage verbinding en vertraging in geluid. Gebruik bij voorkeur een ethernet-kabel als je van huis uit werkt en zorg voor een plan B als het gekozen medium niet blijkt te werken;
  2. Wees representatief.
    Dat geldt zowel voor kandidaat als opdrachtgever. Zorg daarbij voor een professionele setting: zorg voor een rustige achtergrond en dat zorg ervoor dat je huisgenoten op de hoogte zijn van je gesprek en je dus niet storen of in beeld lopen. Kleed je voor het overige ook gewoon hetzelfde als je zou doen als je fysiek op afspraak, of hoe je normaal gesproken je kandidaat ontvangt
  3. Gebruik video faciliteiten.
    60% van onze communicatie is non-verbaal. Een gesprek met camera is daarom cruciaal. Zodoende kun je als opdrachtgever letten op non-verbale uitdrukkingen en kun je een betrouwbare selectie maken.
  4. Doe verder gewoon zoals je anders ook zou doen. Kortom: stel de vragen die je als opdrachtgever normaal gesproken ook stelt. Heb je minder ervaring met videobellen? Bereid je vragen dan wat uitgebreider voor dan je normaal zou doen.

Onze ervaringen tot op heden zijn positief. Snelle terugkoppeling na een gesprek blijft belangrijk. Als je je keuze gemaakt hebt, bespreek dan met de leverancier hoe het onboardingproces gaat verlopen. Daar Panenqa inmiddels een aantal succesvolle ervaringen heeft, kun je gebruik maken van hun best-practices op dit gebied:

 

Inhuurproces

Waarom nu deze nieuwsbrief? Het is weer bijna het einde van de maand, en dus beginnen er weer tal van mensen aan een nieuwe interim rol. Maar hoe doe je dat, onboarding in tijden van corona? Hoe ontvang je de interim finance professional als het kantoor verlaten is? Hoe zorg je ervoor dat er iemand is om de nieuwe medewerker wegwijs te maken?

Allereerst kunnen we stellen dat iedereen begrip heeft voor de huidige situatie en dat onboarding lastig kan zijn. We zullen echter moeten roeien met de riemen die we hebben. Dit begrip is er zowel vanuit de opdrachtgever als van de leverancier en de finance professional. De behulpzaamheid is op dit moment groter dan ooit en met deze houding biedt dit de ideale basis om onboarding toch te laten slagen! Wat zijn verder best practices:

  1. Regel de basics! IT.
    Zonder IT hulpmiddelen kom je in de huidige periode nergens. Kun je niet naar kantoor komen om je laptop te ontvangen? Veel bedrijven kiezen ervoor om een welkomstpakket thuis bij de interimmer te bezorgen met laptop, telefoon en andere benodigdheden;
  2. Stroomlijn activiteiten
    Volgens onderzoek van Sapling krijgt de gemiddelde nieuwe medewerker te maken met maar liefst 54 activiteiten om af te ronden tijdens diens inwerktijd. Een nieuwe opdracht is voor iedereen al een spannende tijd, maar nu natuurlijk helemaal. Te veel (onnodige) taken kunnen ervoor zorgen dat de productiviteit achterblijft. Wees realistisch in het takenpakket. Dat kan er natuurlijk toe leiden dat een consultant de eerste periode niet 40 uur/week productief is, met Panenqa zijn daar prima afspraken over te maken, want die uren worden dan uiteraard niet in rekening gebracht;
  3. Zorg voor 1-op-1 management aandacht
    Onderzoek laat zien dat tot wel 20% van alle nieuwe mensen (bij vaste functies) al in de eerste 45 dagen in functie weer vertrokken is. En als de onboarding virtueel is, is het nóg belangrijker om mensen hierin een goede ervaring te bieden. Juist de directe manager is hierin cruciaal. Frequente 1-op-1 (video) gesprekken zijn belangrijk om verwachtingen helder te maken, de rol te kaderen en taken goed te delegeren. Besteed je hier als manager voldoende tijd aan, dan zul je hier later veel voordeel van hebben;
  4. Wees creatief met de introductie.
    Normaal gesproken loopt iemand een kantoor binnen en schudt hij of zij vele handen. Dat kan nu natuurlijk niet, maar je kunt wel op andere manieren creatief zijn met een introductie, bijvoorbeeld met een virtuele tour door het pand, een grappig filmpje waarin collega’s zich voorstellen. Plan minimaal een videocall met het hele team, om de starter te introduceren.

     

    De informele een-op-een-introducties met een kop koffie kunnen ook op afstand gewoon doorgaan. Spontaan kennismaken zit er even niet in, omdat je niet weet wanneer het uitkomt. Neem daarom als manager de leiding en plan virtuele koffiemomenten in tussen de nieuweling en elk afzonderlijk teamlid.

     

    Is je kantoor open? Laat de starter dan zeker in de eerste week naar kantoor komen. Elk face-to-facecontact is meegenomen. Vooral in het begin.

     

  5. Buddy: het werkt!
    Simpel doch bewezen effectief is het buddysysteem. Koppel de nieuwe collega aan een ervaren iemand in een vergelijkbare functie, voor een snelle en persoonlijke manier van wegwijs maken.

Een goed begin is het halve werk, ook voor nieuwe medewerkers. Met een goede onboarding zijn mensen 34% sneller up-to-speed dan zonder. Belangrijk dus, die onboarding. Betekent dit dat je in deze uitdagende tijd beter niemand kunt laten instromen? Zeker niet. Met de juiste aandacht maken nieuwe medewerkers ook nu een goede start. Bij Panenqa denken en helpen we je graag mee om onze interim finance professional snel up-to-speed te krijgen.

Tijdelijke behoefte? Neem contact op met je Panenqa contactpersoon. Uw vraag is bij ons in goed handen.

 

Inhuurbehoefte? Neem contact op met Rob van de Sanden, [email protected], 06-14037931

 

Interesse in een carriere bij Panenqa, bekijk hier ons volledige vacature aanbod 

Direct solliciteren? Laat je CV direct achter.

Laatste nieuws

Laat je CV achter

  • Laat je CV achter en we nemen z.s.m. contact met je op!
  • Toegestane bestandstypen: doc, docx, pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
    Upload je CV
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.