Als project administrateur grip houden op je budget? SAP AVAC maakt het mogelijk!

 

SAP AVAC: een mooie functionaliteit voor mij als Project Administrateur

 

Door Esra Genc op 9 maart 2021

 

Hoe houd je als project administrateur of als project controller grip op je budget? Dat kan best wel lastig zijn weet ik uit ervaring. Inmiddels werk ik enkele maanden als project administrateur bij een organisatie in Rotterdam en kwam daar een mooie SAP functionaliteit tegen: Availablity Control, kortweg AVAC genoemd. Omdat dit mijn eerste blog voor Panenqa is, stel ik me eerst even voor en vertel daarna wat AVAC voor jou kan betekenen.

 

Even voorstellen 

Mijn naam is Esra Genc en ik ben in 2019 na het afronden van mijn studie Business en Control in dienst getreden bij Panenqa. Hoewel ik tijdens mijn studie al enige ervaring opgedaan had als junior adviseur bij de Gemeente Den Haag, was het werken bij Panenqa toch wel even andere koek.

 

Gelukkig kreeg ik veel steun en persoonlijke begeleiding van Panenqa waardoor ik snel meester werd over de inhoud van het werk. Daarnaast voelde ik me bij Panenqa meteen thuis. Nog steeds voelt het zeer vertrouwd. Het leuke is dat je bij Panenqa veel ruimte krijgt voor initiatief. Dat geldt zowel op de opdracht om je initiatief en pro-activiteit te laten zien, maar ook binnen de eigen organisatie wordt dit zeer gewaardeerd. Zo heb ik onlangs zelf nog op mijn initiatief een online-bingo voor het bedrijf georganiseerd. Was ik ineens Quizmaster!

 

Ontwikkeling

Een van de belangrijkste redenen om voor Panenqa als werkgever te kiezen, was persoonlijke ontwikkeling. Tot op heden heb ik mezelf bij Panenqa nog meer mogen ontdekken en ontwikkelen.

 

Mijn eerste opdracht vanuit Panenqa was bij een grootbank. In mijn tweede opdracht ben ik als project administrateur aan de slag gegaan bij een semi-overheids organisatie in Rotterdam. Dit is een zeer leerzaam traject voor mij en in deze rol werk ik (natuurlijk) met SAP en heb ik kennis gemaakt met AVAC.

 

Availabilty Control (AVAC) in SAP

Binnen mijn rol als projectadministrateur heb ik kennisgemaakt met AVAC. AVAC maakt monitoring van beschikbare middelen (in mijn geval binnen een project) mogelijk. Door AVAC in te stellen wordt voorkomen dat er een overmatige toewijzing van middelen op projecten wordt gedaan waardoor een overspend ontstaat.

 

Hoe werkt dat dan? Wanneer u bepaalde transacties invoert, zoals inkooporders of geldreserveringen, controleert het systeem (SAP) of het beschikbare of vrijgegeven budget nog voldoende is. Hierbij is de controle gebaseerd op het huidige budgetprofiel. De controle houdt rekening met de tolerantielimieten voor beschikbaarheidscontrole die u in Customizing instelt.

 

In de praktijk heb ik gezien dat het belangrijk is dat het budget in SAP correct in het systeem wordt gezet. Zodra er een budgetoverschrijding plaats vindt binnen een project, zal AVAC dit blokkeren en zal het project op slot gaan. Zodra er een blokkade op het project heeft plaats gevonden, kan een budgethouder ervoor kiezen dat het budget opgehoogd moeten worden om het project weer vrij te geven. Op deze wijze worden budget overschrijdingen in een vroeg stadium gedetecteerd.

 

Mijn rol als project administrateur

Als project administrateur heeft AVAC voor mij veel toegevoegde waarde. In mijn rol ben ik immers verantwoordelijk voor het begeleiden en monitoren van projecten. En helpt het me om mijn projectbewaking nog beter te doen.

 

AVAC is een mooie feature in SAP en helpt. Echter, enkel het instellen van AVAC is onvoldoende om een goede project administrateur te zijn. Uiteindelijk gaat het er toch om dat je je voelsprieten in de organisatie uit hebt liggen, je een goede band hebt met de projectleiders en dat je het analytische vermogen hebt om de project administratie te doorgronden. Ik heb vast nog wat te leren, maar de feedback van mijn opdrachtgever is zeer positief. Het sterkt me dat ik met mijn carrière op het juiste pad ben en me lekker aan het ontwikkelen ben!

 

Vragen over deze blog of meer weten over Esra? 

Heb je vragen over deze blog? Wil je misschien meer weten over de ervaringen van Esra? Of zou je Esra graag persoonlijk spreken? Neem dan contact op 085-06 098 66 of via [email protected].

 

 

 

Esra (1993) is Consultant bij Panenqa en blogt regelmatig over actuele onderwerpen.

Laatste nieuws