Het gevolg van het versloffen van tussenrekeningen

Tussenrekeningen

 

Door Rob van de Sanden op 8 juli 2021

 

Tussenrekeningen? Voor de meeste controllers en finance professionals niet meteen het meest sexy onderwerp. En wat gebeurt er als een onderwerp niet direct als aantrekkelijk wordt gezien? Juist! Dan laten we het vaak versloffen.

 

Met alle risico’s van dien. Want een tussenrekening heeft natuurlijk  wel een functie. En als je die tussenrekening vol laat lopen raak je het overzicht kwijt en riskeer je de situatie dat je later alsnog een (negatief) resultaat moet nemen. Een onwenselijke situatie die makkelijk voorkomen kan worden. Tenminste als je er bovenop zit.

 

In dit interview met Paul de Jong legt Paul uit hoe je deze ongewenste situatie kunt voorkomen. We spreken Paul op het kantoor van Panenqa in Den Bosch.

 

Maak tussenrekeningen sexy

Maar hoe krijg je je finance medewerkers bij de les en zorg je dat ze dit onderwerp structureel beet gaan pakken, terwijl ze dit niet als een erg aantrekkelijke taak zien? Paul de Jong, interim finance professional bij Panenqa, stond ruim een jaar geleden voor deze vraag toe hij teamlead G/L werd bij een van onze opdrachtgevers. Zijn antwoord: “maak tussenrekeningen tot een sexy onderwerp.”

 

Situatieschets 

De opdrachtgever waar Paul aan de slag ging, gebruikt een grote hoeveelheid tussenrekeningen. Met een relatief klein team heeft het team de verantwoordelijkheid grip te houden op de tussenrekeningen. Omdat de teamleden ook nog andere taken en verantwoordelijkheden hadden, lag de focus op heel veel zaken, maar minder op de tussenrekeningen. Hoe ervoor te zorgen dat mensen in hun routine aandacht aan de tussenrekeningen gaan geven? Hierbij hadden de medewerkers per tussenrekening drie doelen:

  • Opschonen van de tussenrekening;
  • Beschrijven van huidige proces;
  • Beschrijven en proces inrichten dusdanig dat de tussenrekening onder control bleef en bedragen verklaard kunnen worden.

 

Scrum/Agile aanpak: dat werkt!

Eureka! Toen Paul zijn eerste analyse had gedaan en nagedacht had hoe hij dit aan zou gaan pakken, viel al snel het kwartje. “We gaan scrum/agile werken”, vertelt Paul ons, terwijl hij nog een slok koffie neemt. “Het scrum/agile werken heeft in dit geval een aantal voordelen.”

  1. Allereerst maak je het klein. Als een medewerker veel tussenrekeningen ineens voor zijn kiezen krijgt, is het werk niet meer te behappen. Mensen verzuipen en stellen het werk uit. Logisch. “We hebben ervoor gekozen om per sprint van twee weken 3 tussenrekeningen aan een medewerker te koppelen”
  2. Daarnaast is in deze methodologie het leereffect gigantisch, waardoor medewerkers veel effectiever worden. Paul: “Om de dag hadden we een stand-up sessie waarbij de collega’s aan elkaar uitlegden hoe ze te werk gingen en bespraken we waar iedereen tegenaan liep. Op deze manier hoefde het wiel niet opnieuw uitgevonden te worden en ging de effectiviteit omhoog.”
  3. Tenslotte helpt deze aanpak om mensen resultaten te laten boeken. “Doordat mensen (kleine) resultaten boeken stijgt hun zelfvertrouwen, maar ook het enthousiasme om nog veel meer op te gaan lossen”, aldus Paul. “Hierdoor beginnen mensen het ook echt leuk te vinden.”

Natuurlijk helpt het ook dat je door deze manier veel projectmatiger werk en de meeste mensen vinden projectmatig werken leuker dan enkel routinematig, hoewel je op enig moment natuurlijk wel weer in een routinematig-ritme komt.

 

People, process, system

“Voordat ik aan de opdracht begon, leek er veel nadruk te liggen op mijn SAP kennis.” Logisch, want dat is het systeem dat onze opdrachtgever gebruikt. Toch bleek dat de invloed van mensen en proces nóg crucialer. “Natuurlijk helpt het als je de methoden in SAP kent om rekeningen af te letteren, maar de procesgedachte en snappen hoe de bedragen op de tussenrekeningen terecht komen mogen we niet onderschatten.”

 

Best practice

Paul: “Deze opdracht heeft me inzicht gegeven dat je met deze aanpak dit soort problemen uitstekend aan kunt pakken. Binnen Panenqa zijn we dan ook bezig een best-practice te ontwikkelen, zodat ook andere opdrachtgevers kunnen profiteren van onze inzichten. Super-leuk om te doen”.

 

Wil je meer weten over deze aanpak en zie je toepassingsmogelijkheden binnen je eigen organisatie? Neem contact op met Rob van de Sanden hoe we je kunnen helpen. Je kan contact opnemen via 06-14037931 of [email protected].

 

Geïnteresseerd om onze ontwikkelingen te blijven volgen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief onderaan deze pagina! 

 

Rob (46) is Managing Director bij Panenqa en blogt regelmatig over actuele onderwerpen.

 

Laatste nieuws