De SAP Closing Cockpit 

Door Ivo Dolmans op 23 maart 2022

Als financial loop ik al wat jaren mee op administraties, op accounting afdelingen en binnen controlling. Al heel lang willen organisaties meer grip op hun periode sluitingen, maar worstelen ze met de vraag hoe dit te bereiken. Bedrijven hanteren grote excelbestanden, losstaande tools om het proces te sturen, maar vaak met beperkte resultaten.

Momenteel ben ik bij mijn opdrachtgever betrokken bij een Pilot om de SAP closing cockpit in te zetten om meer grip op dit proces te krijgen. Mijn naam is Ivo Dolmans, interim Finance Professional bij Panenqa. Gaat het nu dan toch lukken? Zorgt de SAP closing cockpit er daadwerkelijk voor dat je meer grip krijgt op het maandeinde proces? Ik ga het de komende maanden aan den lijve ondervinden.

In deze Blog zet ik uiteen wat de SAP closing Cockpit nu eigenlijk is en wat de cockpit voor jouw organisatie kan betekenen. In de volgende Blog neem ik jullie mee naar de praktijk en geef ik inzicht in de werking in praktische zin en vertel ik over de do’s en don’ts van het gebruik.

Uitdagingen voor veel organisaties bij het closing proces

Het financiële afsluitingsproces  is een van de belangrijkste uitdagingen waarmee accounting- en financiële teams tegenwoordig worden geconfronteerd. Veel financials zoeken oplossingen om deze cyclus te stroomlijnen en te versnellen en wat de productiviteit van hun team zal helpen verbeteren.

Het is echter een moeilijke en uitdagende taak gebleken om verbeteringen aan te brengen in het financiële afsluitingsproces. Het is niet één proces, maar bestaat uit vele onderling samenhangende en vaak onderling afhankelijke processen, elk met zijn eigen fasen. Dit betekent dat bijvoorbeeld één bottleneck die zich voordoet binnen het financiële afsluitingsproces een aanzienlijke impact kan hebben op de andere processen die volgen.

Als bijvoorbeeld last-minute aanpassingen worden gedaan zonder de andere betrokkenen bij het financiële afsluitingsproces te informeren, zal dit onjuiste resultaten met zich meebrengen. Bovendien kunnen zowel procesinefficiënties als het gebrek aan procesondersteuning door het ERP-systeem beperkingen veroorzaken in het financiële afsluitingsproces.

Wat is de SAP Closing Cockpit?

De SAP closing cockpit is een oplossing van SAP om het afsluitproces te stroomlijnen. Wat doet de tool:

• Het helpt taken en processen te schedulen. Wie moet wat doen en wanneer. Zie het als een draaiboek alleen dan geïntegreerd in SAP;
• Daar waar mogelijk helpt het om processen te automatiseren;
• Het optimaliseert monitoring. De naam cockpit geeft al aan dat je als een commando centrum real-time inzicht hebt in de status van taken die gedaan moeten worden gedurende een close. Hierdoor krijg je als finance management veel meer grip op het proces.
• Tenslotte legt de closing cockpit duidelijk vast wie, wat op welke moment gedaan heeft en helpt je om je compliancy op een eenvoudige en efficiënte wijze aan te tonen.

Is dit geheel nieuw? Bestond een dergelijke tool nog niet eerder in SAP? DE tool is eigenlijk niet echt nieuw en iets vergelijkbaars bestond reeds binnen de SAP producten portfolio. Het is echter in het verleden nooit goed tot zijn recht gekomen. Door verbeterde interfaces en de verbeterde structuur in met name Sap S/4 Hana is het nu veel eenvoudiger en gebruiksvriendelijker. Hierdoor stijgt de vraag naar dit product sterk.

De digitale weg naar efficiency

Zoals zo vaak in een proces, worden inefficiënties veelal veroorzaakt door verstoring of gebrek aan communicatie. Communicatie en vastlegging is zeker bij een opvolgend proces noodzakelijk. Hier komt SAP Closing Cockpit aan tegemoet.

Doormiddel van de cockpit worden werkzaamheden per taak weergegeven. Hier vind men opvolgende taken met daarbij heldere taakomschrijvingen. Tevens zitten hier communicatiemiddelen aan verbonden, taken per email, richting iedereen binnen het team/afdeling. Door de verschillende statussen is het mogelijk om tijdig en efficiënt te monitoren hoe het proces verloopt. De Closing Cockpit helpt bij een ‘faster close’.

Dit alles binnen de reeds bestaande organisatie en SAP omgeving.

Wanneer is de Closing Cockpit te gebruiken?

Kort samengevat is de inzet van de Closing Cockpit mogelijk als:

1. Taken periodiek worden uitgevoerd
2. Meerdere personen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van taken
3. Activiteiten en taken elkaar chronologisch opvolgen
4. Alle betrokken personen of afdelingen een gezamenlijke visie hebben met een duidelijkoverzicht van afhankelijkheden

Maar dit geldt dus niet alleen voor het maandelijkse afsluitingsproces. Ook kwartaal- en jaarafsluitingen zijn uitstekend te plannen in de SAP closing cockpit. Verder zou het van toepassing kunnen zijn bij grote facturatieruns, repeterende leveringen, enzovoorts. Zolang het maar voldoet aan bovengenoemde punten.   

De toegevoegde waarde van de SAP Closing Cockpit

De toegevoegde waarde van een tool als de closing cockpit is met name groot bij organisaties waar de accounting en controlling medewerkers verdeeld zijn over meerdere locaties en waar het finance management haar medewerkers niet fysiek ziet.

Hierdoor kun je je voorstellen dat de SAP closing cockpit met name interessant is voor internationale bedrijven en waar je vanuit je centrale ‘zenuwcentrum’ grip wilt houden op de activiteiten die door vele medewerkers op veel verschillende plekken over de wereld worden uitgevoerd.

Door de corona pandemie is de SAP closing cockpit ook interessant voor meer nationaal opererende organisaties. Door de corona situatie werken steeds meer mensen vanuit huis en dat zal ook wel zo blijven. Hoe wil je er dan voor zorgen dat iedereen weet wat hij/zij wanneer moet doen? En hoe kom je als management te weten dat de medewerker zijn/haar taak voltooid heeft? Juist! Dan komt de SAP closing cockpit in beeld.

SAP Closing Cockpit versus Blackline

Inmiddels zijn er ook andere tools op de markt voor een efficiëntere close. Een van deze tools is Blackline. Dit pakket neemt letterlijk ook taken over doormiddel van intercompany reconciliatie en gestandaardiseerde boekingen.

SAP Closing Cockpit is een tool om juist de processen in kaart te brengen en deze te verbeteren. Het is ook laagdrempeliger daarmee.

Echter in combinatie met SAP S/4HANA for advanced financial closing (een SaaS-oplossing van SAP zelf) kan wel een volledig proces worden overgenomen doormiddel van robotisering.  Dit zou een volgende stap kunnen zijn in de toekomst.

Om op korte termijn reeds efficiency in het proces te realiseren is de introductie van de SAP Financial Closing Cockpit al een grote stap vooruit.

Daarmee zal ook meer tijd en ruimte ontstaan voor andere taken.

SAP Closing Cockpit in de praktijk

Bij mijn huidige klant zijn we nu aan het inventariseren naar de mogelijkheden voor de financiële processen ook in de Cockpit onder te brengen. Voordeel is dat er al een repeterend proces binnen de organisatie is opgezet in het programma.

Of de Closing Cockpit ons dat alles brengt wat we ervan hopen? En het datgene biedt zoals het hierboven beschreven staat? Dat is natuurlijk de vraag.

Ben je benieuwd naar mijn ervaringen in dit project? Blijf onze blogs dan volgen! Over een paar weken publiceer ik mijn ervaringen. Naast praktische tips zullen dan valkuilen en ook do’s en don’ts aan bod komen. Ik heb er in elk geval zin in om met de pilot aan de slag te gaan!