VIDA: waarom deze Europese wetgeving finance nu al raakt

 

Door Dave van Hoof op 3 februari 2026

 

 

Als Finance Consultant bij Panenqa begeef ik me graag op het snijvlak van Finance en IT. Precies daar gebeurt op dit moment ontzettend veel en eerlijk is eerlijk: juist daar ligt volgens mij ook de future of finance. Samen met Panenqa volg ik deze ontwikkelingen op de voet en deel ik mijn inzichten in onze nieuwe rubriek Panenqa Insights.

 

 

 

 

 

Voor deze eerste editie ben ik diep gedoken in nieuwe Europese wetgeving die de komende jaren een enorme impact gaat hebben op finance-afdelingen. Sterker nog: de effecten zijn nú al zichtbaar, doordat lidstaten hun lokale wetgeving aanpassen. Ik heb het over VIDA – VAT in the Digital Age.

 

“VIDA is zo’n onderwerp waarvan veel organisaties denken: dat komt later wel. Maar mijn ervaring is: wie dit nu nog ziet als ‘iets voor de toekomst’, loopt straks achter de feiten aan.”

 

Wat is VIDA precies?

Misschien heb je de term al eens voorbij zien komen, misschien ook niet. VIDA staat voor VAT in the Digital Age en is een grootschalig initiatief van de Europese Unie om het btw-stelsel te moderniseren en te digitaliseren.

 

Het doel is duidelijk:

· btw-fraude terugdringen

· administratieve processen efficiënter maken

· en btw-heffing toekomstbestendig inrichten

 

De impact hiervan is groot. VIDA gaat namelijk veel verder dan een fiscale wijziging. Het raakt processen, systemen én de manier waarop organisaties samenwerken met klanten, leveranciers en belastingdiensten.

 

Een concreet voorbeeld: waar het vandaag de dag nog normaal is om PDF-facturen per e-mail te versturen, wordt dit onder VIDA simpelweg verboden. In plaats daarvan wordt gestandaardiseerde elektronische facturatie verplicht, waarbij factuurgegevens rechtstreeks en veilig worden uitgewisseld.

 

“Wat me hierin vooral opvalt: VIDA dwingt finance en IT eindelijk écht om samen op te trekken. Dit is geen finance-feestje en geen IT-project, het is allebei.”

 

Waarom introduceert de EU VIDA?

VIDA kent drie hoofddoelen. Elk daarvan is een reactie op een structureel probleem binnen het huidige btw-stelsel.

 

1. BTW-fraude bestrijden

Binnen de EU ontstaat jaarlijks een enorm zogenoemd btw-gat: het verschil tussen wat aan btw geïnd wordt en wat geïnd zou móéten worden. In 2022 bedroeg dit gat maar liefst €89 miljard, waarvan ongeveer 25% direct te relateren is aan fraude.

 

Een bekende vorm is carrouselfraude, waarbij goederen fictief tussen EU-landen worden verhandeld om btw te ontduiken. Ook Nederland speelt hierin helaas een rol: in 2022 ging het om bijna €6 miljard aan misgelopen inkomsten.

 

VIDA moet dit aanpakken door:

· verplichte e-facturatie

· realtime (of near-realtime) rapportage

· en veel meer transparantie in transacties

 

“Realtime inzicht klinkt misschien spannend, maar het is eigenlijk de logische volgende stap. We doen dit in onze eigen processen allang, nu volgt de btw-keten.”

 

2. Administratieve lasten verlagen

De manier waarop veel organisaties facturen verwerken is nog steeds verrassend handmatig. PDF’s, e-mails, soms zelfs post. Dat kost tijd, geld en leidt tot fouten — zelfs met OCR-oplossingen.

 

VIDA zet hier een duidelijke streep door en verplicht het gebruik van gestructureerde elektronische facturen, zoals UBL volgens de Europese standaard EN16931.

 

Wat betekent dat concreet?

· Geen handmatige invoer meer

· Veel hogere datakwaliteit

· Snellere verwerking

· En: toekomstbestendige processen

PDF-facturen verdwijnen daarmee definitief uit het speelveld.

 

“Als je dit puur bekijkt vanuit efficiency, dan is VIDA eigenlijk vooral goed nieuws. Mits je het goed inricht.”

 

3. Het btw-stelsel moderniseren

Het Europese btw-systeem stamt in de basis uit 1969. Ja, echt. Hoewel digitale aangifte sinds 2010 verplicht is, blijft het fundament grotendeels analoog.

VIDA legt de basis voor een volledig digitale en realtime btw-keten. De Europese invoering van e-facturatie en digitale rapportage staat gepland voor 1 juli 2030.

Voor Nederland is de exacte datum nog niet vastgesteld, maar nationale implementatie is onvermijdelijk.

 

Bij Panenqa zijn we hierover actief in gesprek met de Nederlandse overheid, om organisaties goed voor te bereiden op wat komen gaat. In een volgende blog ga ik hier dieper op in.

 

De drie pijlers van VIDA in één oogopslag

Om het overzichtelijk te houden, vat ik VIDA samen langs drie centrale pijlers:

1. Digitale rapportage & e-facturatie

· Vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties

· Facturen moeten binnen 10 dagen worden gerapporteerd

· De ICP-opgave vervalt

· Alleen e-facturen volgens EN16931 zijn toegestaan

 

2. Platformeconomie

· Vanaf 1 juli 2028 worden platforms zoals Airbnb en Uber btw-plichtig

· Platforms moeten transactiegegevens verzamelen en rapporteren

· Lidstaten mogen invoering uitstellen tot 1 januari 2030

 

3. Enkelvoudige btw-registratie (Single VAT Registration)

· Minder btw-registraties in andere EU-landen

· Uitbreiding van de One Stop Shop (OSS)

· Nieuwe regels voor het overbrengen van eigen goederen binnen de EU

 

Wat betekent dit nu voor jou?

 

Misschien vraag je je net als ik af:

· Hoe kijkt de Nederlandse overheid naar deze ontwikkelingen?

· Welke keuzes worden de komende jaren gemaakt?

· En hoe bereiden ERP-leveranciers zoals SAP zich hierop voor?

 

In de komende edities van Panenqa Insights gaan we hier uitgebreid op in. Denk aan:

· visies van overheden

· best practices uit andere EU-landen

· concrete impact voor ondernemers

· en praktische stappen om nú al te starten

 

Mijn persoonlijke take-away

“VIDA is geen ‘compliance-dingetje voor later’. Het is een fundamentele verandering in hoe finance-processen werken. Organisaties die dit nu serieus nemen, hebben straks niet alleen hun zaken op orde, maar ook een voorsprong.”

 

Mijn advies? Zie VIDA niet als verplichting, maar als kans om finance en IT slimmer, sneller en toekomstbestendig in te richten.

 

In de volgende blog laat ik zien waarom VIDA juist nu relevant is en wat organisaties concreet kunnen doen om zich hier goed op voor te bereiden.

Wil je hierover sparren of ben je benieuwd wat dit concreet betekent voor jouw organisatie? Neem gerust contact op met Panenqa en houd onze socials in de gaten voor nieuwe inzichten.

 

 

Blijf ons volgen voor meer inzichten en praktijkvoorbeelden.