Op afstand werken en je team niet ontmoeten. “Verrassend: het werkt”

Door Ivo Dolmans op 31 juli 2020

Een opdracht doen zonder één minuut op kantoor te zijn geweest of ook maar één collega fysiek ontmoet te hebben. Een bijzondere ervaring in een bijzondere periode. “Het begon allemaal naar aanleiding van het uitbreken van de Corona crisis precies op het moment dat ik beschikbaar kwam van mijn vorige opdracht”

“In overleg met Panenqa, kwamen we al snel tot het inzicht dat een opdracht moest komen van iemand die mijn persoon en mijn kwaliteiten al kenden. We zijn toen samen gaan bellen naar oud-opdrachtgevers. Bij het tweede telefoontje binnen mijn eigen netwerk was het meteen raak.”

Mijn opdracht

Bij een zeer grote energieleverancier was er een collega die langdurig afwezig was en er was behoefte aan extra handjes in het team Business Control. Bij de eerste verkennende gesprekken bleek het een uitstekende match te zijn. Uit vorige opdrachten kende ik de klant, het systeem en diverse mensen in het team. Deze kennis bleek nog steeds erg paraat te zijn.

Gedurende 3 maanden heb ik vanuit huis de financiële afsluiting gedaan, diverse projecten vlot getrokken en afgerond, en meegeholpen aan de rolling forecast.  Ook heb ik via de digitale weg het MT met grote regelmaat op de hoogte gebracht van de financiële ontwikkelingen alsmede geadviseerd over financiële vraagstukken die er waren.

Goede infrastructuur cruciaal

Een zeer belangrijk punt dat dit erg goed ging was het feit dat er al een zeer goed netwerk voor thuiswerken aanwezig was en er in de bedrijfscultuur hier ook al ruimte voor was. In diverse afdelingen was het reeds de norm om 2 tot 3 dagen in de week thuis te werken. De faciliteiten waren weliswaar aanwezig maar op een dergelijke schaal was zelfs voor deze organisatie een flinke aanpassing. Voor mijzelf was het erg leerzaam om op deze manier een opdracht te doen.

Hoe werk je dan samen

Allereerst heb ik veel kennis opgedaan van de mogelijk digitale manieren van vergaderen en communiceren. Hierbij valt te denken aan het gebruik van Skype en MS Teams voor online vergaderen en bepreken. Maar ook het gebruik van digitale oplossingen zoals Mentimeter voor het faciliteren van een vergadering (meten van meningen en gemoedstoestand van teamleden), Trello voor het opstellen van taken en verantwoordelijkheden (digitaal planbord) en natuurlijk SharePoint voor de digitale harde schuif voor het delen van documenten.

Ik ben tot de conclusie gekomen dat in sommige gevallen de digitale vorm van overleg tot een veel efficiëntere manier van communiceren en vergaderen leidt. Een echte eye-opener! Gesprekken zijn doorgaans korter en efficiënter opgezet en kunnen direct ondersteunt worden door documenten. In totaliteit heb ik meer uren kunnen besteden aan het maken van analyses en betere rapportages.

Ondanks de vele pluspunten zijn er natuurlijk ook de negatieve kanten. Het gesprek bij de koffieautomaat en even kort schakelen doormiddel van “even roepen” was nu wat lastiger. Alhoewel hierbij WhatsApp en de chatfunctie van Skype ook weer een prima uitkomst bleek. 

Conclusie:

Al met al was het een zeer geslaagde opdracht. Voor mijzelf was het succesvol om op deze manier een opdracht te kunnen volbrengen. Ook de klant gaf aan zeer tevreden te zijn. Een van de managers gaf bij de beoordeling aan: “het lijkt wel of je al jaren een deel van het team bent, ondanks dat je er maar drie maanden bent geweest en ik je nog nooit in levenden lijve gezien heb”. Echt een bijzondere ervaring!

Toch hoop ik dat ik bij mijn volgende opdracht weer naar het kantoor van de opdrachtgever mag, eerlijk gezegd maakt dat het leven toch wel leuker.

Ivo toch liever face-to-face spreken?

Communicatie op afstand werkt dus, maar wil je Ivo in levende lijve ontmoeten? Of wil je meer weten van zijn ervaringen omtrent werken op afstand? Neem dan contact op via 085-06 098 66 of via info@panenqa.nl. Hebt uw vragen over deze blog? Neem dan contact op met idolmans@panenqa.nl. 

Over Ivo

Ivo is een ervaren interim finance professional. Op het gebied van zowel controlling als accounting heeft hij ‘zijn strepen’ verdiend. 

Hij vind het erg leuk interessant om met nieuwe IT oplossingen bezig te zijn. Hij volgt de ontwikkelingen op SAP gebied dan ook op de voet en vertaalt deze naar de Finance-werkvloer, een instelling die erg goed past bij Panenqa en wat wij van consultants verwachten!