De opmars van Financial Close Solutions door COVID-19

Door Rob van de Sanden op 24 maart 2021

De meeste van de mensen die ik ken die in het finance werkveld actief zijn werken op dit moment vanuit huis. Logisch, gezien de oproep van de overheid om zoveel mogelijk thuis te werken als de aard van hun werk dat tenminste toelaat. Voor veel mensen in het finance werkveld is gebleken dat zij voor veel zaken in hun werk niet persé op kantoor hoeven te komen en dus bijna allemaal remote werken. Een recent onderzoek van Gartner laat zien dat 74% van de CFO’s hun medewerkers in de toekomst grotendeels vanuit huis zien werken.

Natuurlijk heeft dit consequenties voor het aansturen van finance medewerkers en vergt het extra aandacht van het finance management om haar medewerkers betrokken te houden. Hoe ga je in de toekomst om met het toewijzen van taken gedurende het close proces? Hoe borg je dat de juiste documentatie op de juiste plek staat? En hoe monitor je dat je team haar taken op tijd heeft afgerond?

De ultieme uitdaging voor accounting

Enerzijds is het direct aansturen van je finance of accounting afdeling lastiger geworden door het remote werken. Anderzijds vraagt de huidige tijd om snellere en betrouwbare informatie. Je wilt als onderneming immers sneller prognoses genereren en sneller beslissingen kunnen nemen om succesvol te blijven. Zie hier de uitdaging voor veel finance managers.

Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze dit voor elkaar moeten krijgen en grijpen terug op spreadsheets om de activiteiten te plannen en te monitoren. Dit is echter zeer bewerkelijk en geeft je niet alle inzichten.

Marktoplossingen

Natuurlijk. Met een planning in excel kom je een heel eind, maar we kunnen met elkaar vaststellen dat door de veranderende ‘wereldsituatie’ onze manier van samenwerken sterk veranderd is en dat verregaande digitalisering veel voordelen heeft ten opzicht van MS Excel. Wat ik om me heen zie is dat oplossingen die al in de markt waren het afgelopen jaar sneller uitgerold worden. Oplossingen als Blackline en Workiva worden, worden op veel plaatsen geïmplementeerd. Andere organisaties zijn zich nog aan het oriënteren wat voor hen de beste oplossing is om het close process vorm te geven waarbij het finance team remote werken.

Wat levert je dat op?

Oplossingen als Blackline vallen onder de verzamelnaam Financial Close Solutions. Bovenstaande Financial Close Solutions leveren je een aantal zaken op:

• Je gaat van spreadsheets naar een webbased checklist en closing tool voor procesbeheer. Dit zal het mogelijk maken elke belanghebbende om veilig toegang te krijgen tot de checklist en deze vervolgens bij te werken. Uiteraard realtime, zodat je als Finance manager steeds geïnformeerd bent over de voortgang en eventuele bottlenecks.
• Een dergelijke oplossing levert je een gecentraliseerde hub voor het hele team op waarin men samen kan werken aan checklists, taken en dergelijke. De tooling zorgt er daarnaast voor dat je ondersteunende documentatie gestructureerd op kunt slaan
• Het stelt de finance afdeling in staat om afstemmingen uitvoeren, journalen te boeken en reconciliaties te doen

Mijn advies

In deze veranderende tijden waarin mensen steeds meer op afstand gaan werken, zijn financial close solutions erg waardevol. Ik zal de eerste zijn dit voordeel ziet. Toch wil ik aangeven dat enkel het hebben van de tooling alleen niet zaligmakend is. Het komt er uiteindelijk ook op neer dat je de juiste mensen in je team hebt. Mensen die naar optimale kwaliteit streven en zich verantwoordelijkheid voelen voor hun werk. Toch kan de tooling je als management enorm helpen bij het structureren van het werk.

Mocht je dit soort software momenteel nog niet gebruiken? Ga je dan gerust eens oriënteren wat er allemaal in de wereld te koop is. Er zijn inmiddels veel bedrijven die wel gebruik maken van dit soort applicaties. Ga je licht daar zeker opsteken! Zij kunnen immers goed aangeven wat de voordelen en nadelen zijn en wat hun ‘lessons-learned’ zijn bij de implementatie en de introductie van een nieuwe werkwijze. Je zult zien dat ook in een situatie waarin je niet met elkaar op afstand werkt, deze oplossingen je kunnen helpen en nieuwe inzichten geven.

Oh ja, mocht je niemand in je eigen netwerk kennen waar je eens op de koffie kunt om ervaringen uit wisselen? Neem dan contact op met Panenqa, rvandesanden@panenqa.nl, we helpen je graag en verbinden ons netwerk actief.