MT overleg in scrumvorm

Door Rob van de Sanden op 04 maart 2018

Agile. Steeds meer organisaties hebben deze filosofie omarmd in hun manier van werken. Scrumteams, scrumborden, je komt ze bij steeds meer opdrachtgevers tegen. En ook op feestjes of bij het koffie apparaat heeft men het erover. In mijn opdracht bij Alliander IT gaan we nog een stap verder, we vergaderen in scrumvorm. 

Als controller maak ik deel uit van het MT van een IT domein. Anders dan bij de meeste organisaties doen we onze MT overleggen in de vorm van sprints van twee weken. Een beetje vreemd, dat wel, maar door mijn ervaringen met deze vorm van overleggen, ben ik van mening dat veel meer organisaties deze vorm zouden moeten kiezen voor hun overleg. Waarom? I

Voordelen van scrum methodologie

Ik zet de voordelen voor je op een rijtje

Actiegericht

In de scrummethodologie worden in sprints van twee weken acties toegewezen aan ieder MT lid. De vastlegging van de acties gaat in JIra , een softwarepakket gericht op  issue en projecttracering.

Doordat de acties op naam staan en we gedurende de sprint tussentijds drie maal een stand-up meeting hebben om de status van de acties te bespreken, zit er enorm veel focus op deze acties en zie je dat iedereen zijn doelen haalt. Je wilt immers niet degene in het management team zijn die zijn actie niet afgerond heeft. Dit competitieve element, zonder dat dit expliciet is of dat dit ooit bedoelt is geweest, is in mijn ogen een van de sleutels naar het succes.

Heldere einddoelen

Wie kent het niet? Je hebt een overleg, houd een actielijst bij en als de actielijst doorgenomen wordt zijn er zomaar twee acties waarvan niemand meer weet wat de actie was, laat staan wat het beoogde eindresultaat moest zijn.

Bij Alliander IT hebben we hier geen last van. Bij start van de sprint besteden we uitgebreid aandacht aan het Smart-formuleren van de eindresultaten van de acties. Deze worden in JIRA vastgelegd onder de ‘definitions of done’. En dus ontstaat er geen onduidelijkheid over de te behalen resultaten.

Teamgeist

Omdat je elkaar (weliswaar kort) maar vaker spreekt over voortgang ontstaat teamgeist. Ook doordat je met elkaar bespreekt als dingen niet haalbaar blijken en elkaar dan helpt om het wél te laten slagen. We voelen ons écht gezamenlijk verantwoordelijk.

Geen oeverloos gepraat

In de Nederlandse cultuur is ingebakken dat iedereen zijn zegje wil doen. Ook in MT’s zie je maar al te vaak dat iedereen mee wil praten. Ook over het werk van je mede MT lid en hoe die persoon zijn werk zou moeten doen.

In de methodologie die ik bij Alliander ervaar is dat fenomeen sterk gereduceerd. We spreken immers wel de eindresultaten met elkaar af. Hoe iemand dat vervolgens bereikt is zijn/haar pakkie an

Door de stand-ups over voortgang vervolgens te beperken tot sessies van 15 minuten wordt tijdverspilling voorkomen

80% goed is ook goed

Mijn ervaring bij veel Management teams is dat men pas als iets 100% klaar is wil delen met de rest van het MT. Bij de scrummethodologie bereik je soms dat binnen twee weken 80% klaar is, maar nog niet alles. De 80% wordt besproken.

Soms blijkt dan dat een vervolgactie niet meer nodig is, omdat je met die 80% ook wel een conclusie kunt trekken. Soms wordt er een vervolgstory gemaakt om de laatste 20% af te ronden. Deze aanpak voorkomt het continue wachten op een 100% goed resultaat.

De snelheid is dus veel hoger en dus meer Agile

Nadelen van scrum methode makkelijk te ondervangen

Er kleeft ook een nadeel aan een MT overleg in scrumvorm. Dit is echter heel makkelijk te ondervangen. Het nadeel van overleggen in de scrum-vorm is dat de overleggen superactiegericht zijn waardoor de onderwerpen, stories genoemd, veelal op de korte termijn gericht is.

Over de lange termijn wordt zelden gesproken in deze overleggen, en laten we eerlijk zijn: het MT is mede aangesteld om de lange termijn te bewaken.

De oplossing die we hiervoor binnen Alliander gekozen hebben, is om tweemaandelijks een off-site te houden. Een overleg dat gaat over de lange termijn, zeg maar over de visie en de missie van ons onderdeel.

Op deze wijze is zowel korte termijn als lange termijn gedekt en worden onze acties snel en succesvol afgerond. MT in scrumvorm: een echte aanrader!

Rob (43) is Managing Director bij Panenqa en blogt regelmatig over actuele onderwerpen.