Power BI: Maak je collega’s enthousiast en ze zullen ook snel met de applicatie aan de slag gaan!

Door Panenqa op 15 juni 2020

Power BI, wie heeft er niet van gehoord? Maar wie kan er nu écht goed uit de voeten met deze applicatie? Dat zijn er een stuk minder.

Bij bedrijven waar ik gewerkt heb of opdrachten heb gedaan, zie je vaak dat ze willen starten met PowerBI of net zijn begonnen met PowerBI. In zo’n situatie zijn er vaak 1 of 2 werknemers die verstand hebben van PowerBI en die maken de rapporten. Een bedrijf wordt zo erg afhankelijk van een paar individuen. Een onwenselijke situatie. 

Nu ben ik één van deze ‘pioniers’, maar zorg er graag voor dat mijn opdrachtgevers niet te afhankelijk van me worden. Hoe ik dat bereik? Dat leg ik graag in deze Blog uit.

De Basis: Wat is Power BI eigenlijk? 

PowerBI is een interactieve tool voor het visualiseren van data. De applicatie is voor iedereen beschikbaar die werkt met Office365. In PowerBI is het mogelijk om verschillende data uit verschillende applicaties te combineren en in 1 rapport te verwerken. Van managers hoor ik vaak dat PowerBI meer inzicht geeft in cijfers voor het bedrijf. Daarnaast kan je de dashboards bijvoorbeeld op je mobiel bekijken in de trein of ’s ochtends tijdens je ontbijt.

De voordelen van Power BI 

1. Meerdere bronnen koppelen.
   Een groot voordeel van PowerBI is dat je meerdere bronnen met elkaar kan koppelen. In Excel kun je bijvoorbeeld maar een maximum aantal regels gebruiken maar in Power BI kan je alle data toevoegen wat je wilt;
2. Visueel mooi en makkelijk gepresenteerd.
   Daarnaast ben je via PowerBI in staat om mooie visualisaties te maken. In de Office Store kun je ook ´custom visuals´ downloaden wat je rapport nog mooier en duidelijker kan maken.
3. Efficiency doordat je makkelijk rapporten kan verversen.
   Daarnaast maak je het rapport 1x en door het rapport te verversen komt alle nieuwe data in het rapport te staan en hoef je niet de formule aan te passen.
4. Informatie makkelijk te delen en te benaderen.
   Ook kun je je dashboard op een website bekijken en kun je de data delen met wie het rapport mag ontvangen. Daarnaast kan je de data overal benaderen. PowerBI kan je zelfs op je mobiel bekijken in een speciaal ontworpen app. 
5. Power BI is relatief goedkoop.
   Een ander groot voordeel is dat Power BI niet duur is

Hoe begin je met het maken van een rapport?

Starpunt is natuurlijk het achterhalen van de informatiebehoefte. Wat wil de betreffende stakeholder weten? En wat is zijn doel met het rapport? Als je die fase achter de rug hebt, begint het denkwerk hoe je de verschillende datastromen in één rapport kunt combineren.

Hierbij begin ikzelf altijd eerst met een schets op papier met de lay-out van het rapport. Vervolgens maak je de berekening in Excel en controleer je of de waarde die uit je berekening komt ook in PowerBI staat. Een berekening in PowerBI maken is veel ingewikkelder en door de controle te doen in Excel weet je of de berekening klopt en bespaar je veel tijd.

Wanneer dit klopt laat je het aan verschillende werknemers zien en bekijk je samen of het informatiedoel behaald is, wat beter kan en wie het beheer van de rapportage op zich neemt.
Dat laatste is een zeer belangrijk element bij de beantwoording van de vraag: “hoe zorg je ervoor dat PowerBI kennis breder in de organisatie aanwezig is?”

Mijn toegevoegde waarde in de praktijk

Bij een tweetal bedrijven heb ik PowerBI rapportages ontwikkeld. Ik heb voor verschillende bedrijven urenrapportages gemaakt en rapportages voor de volledigheid van de omzet opgezet. Voor een bouwbedrijf heb ik een urenrapport gemaakt. Hierin werd overzichtelijk hoeveel uur de werknemers maakten per kostendrager en per kostenplaats. Hierin werd ook de productiviteit en ziekteverzuim zichtbaar.

Daarnaast heb ik ook een rapport gemaakt met betrekking tot de omzet. Hierin was te zien hoeveel omzet nog als `openstaand´ stond maar nog niet gefactureerd was. Er was ook een slide gemaakt hoeveel per week gefactureerd was en het gemiddelden erbij. De laatste slide was een overzicht met het aantal omzet per project en aantal omzet per klant (top 10).

Ik merkte bij het bedrijf dat ze vaak vroegen: “Welke klanten en types maken de meeste omzet in een bepaalde periode/jaar?” Nu kunnen ze naar de PowerBI gaan en zien wie de grootste klanten en wat de grootste types zijn. Met name de directeur vond het erg fijn dat hij in één overzicht kon zien wat er openstaat en dus niet is gefactureerd. Zo kon hij zijn medewerkers sturen en zelf ingrijpen wanneer hij dat nodig achtte. Wanneer de productiviteit hoger is moet er ook meer gefactureerd worden, in de rapportage kon je zien of dit in lijn was.

Meer efficiency met Power BI

In mijn laatste opdracht heb ik gemerkt dat je met Power BI meerdere doelen en behoeften van stakeholders in één rapport kunt combineren. Over efficiencyverbeteringen gesproken!

Het oorspronkelijke doel bij opzet van een bepaalde rapportage was om de volledigheid van de omzet te kunnen analyseren. Hiertoe haalde ik data uit een tweetal softwarepakketten. 1 pakket waar de uren werden geschreven en het boekhoudpakket. Op de eerste slide kon je de hoeveelheid onderhanden werk (OHW) per project zien in totaalniveau en in detail.

Op de tweede slide kon je per project data zien met bijvoorbeeld de startdatum en einddatum, project informatie ingevuld door de projectleider, de projectleider en het aantal gecalculeerde uren. Op de derde pagina stond het aantal geboekte uren, de gefactureerde bedragen, de inkoopfacturen, het maximumbedrag dat gefactureerd mag worden en het percentage dat gefactureerd is. Wanneer je selecteert op een bepaald project kan je vervolgens ook zien wat de verkoopbedragen betreft en wie de uren hebben geboekt bij dat betreffende project. Al deze pagina’s kan je ook aan elkaar koppelen zodat wanneer je op de eerste pagina een bepaald project selecteert, dit project op alle pagina’s te zien is.

Door deze opzet was niet alleen de afdeling finance geholpen, maar zeker ook de projectleiders en accountmanagers, omdat ze nu makkelijk konden zien of alles gefactureerd is en dat ze het kunnen monitoren.

Uiteindelijk is het natuurlijk ook belangrijk om te weten dat alle uren die geboekt zijn in het urenpakket ook zijn geboekt naar het boekhoudpakket. Dit is op de laatste slide te zien. Hier stonden de projecten die bijvoorbeeld wel in het urenpakket stonden maar niet in Exact stonden.  Kortom, met PowerBI zijn er veel mogelijkheden om de boekhouding inzichtelijker te maken. Wil je ook een PowerBI waarin alle cijfers dagelijks zijn up te daten dan helpen wij u er graag verder mee!

(Maaike’s) best-practice

En dan nu de beantwoording van de vraag: “hoe zorg je ervoor dat Power BI kennis en de kennis van specifiek rapportages niet afhankelijk is van enkele individuen?” Ik beantwoord de vraag aan de hand van mijn zelf gemaakte best-practice, de zgn. Maaike-practice:

• Betrek meerdere mensen bij de informatiebepaling, zodat deze mensen al in deze fase kennis opdoen over de werking van Power BI
• Beschrijf datgene dat je ontwikkelt in een procedure en werkinstructie, zeg maar een handleiding. Leg ook het doel van de rapportage vast
• Maak mensen om je heen nieuwsgierig naar PowerBI. Op deze manier zullen ze snel bij je aankloppen of je de kennis niet over wilt dragen en of je hen ook niet uit wil leggen hoe je al die mooie rapportages maakt. Dit is een erg onderschatte factor, omdat mensen graag kennis bij zich houden….
• Besteed ruim tijd en aandacht aan de overdracht naar ‘beheer’. Leg uit wat het idee van de rapportage is, voor wie bestemd, hoe de data is opgebouwd, hoe het rapport ververst dient te worden en hoe de formules zijn berekend

Een rapport maken kost veel tijd maar ik krijg er altijd veel voldoening van, wanneer de leidinggevenden zeggen dat ze er veel aan hebben.

Over Maaike

Maaike Knijn (1992) heeft een accountancy achtergrond en
heeft daarna een aantal jaren als (assistent) controller gewerkt. Per begin van het jaar is ze in dienst bij Panenqa, waar ze projecten op het gebied van A/P, A/R en het grootboek uitvoert. Regelmatig gebruikt ze haar Power BI vaardigheden om meer inzicht te verschaffen of bij ‘uitzoek-klussen’. 

Meer informatie

Meer weten? Of heb je een concreet rapportage vraagstuk? Neem dan contact op met je Panenqa contactpersoon. Uw vraag is bij ons in goed handen.

Inhuurbehoefte? Neem contact op met Rob van de Sanden, rvandesanden@panenqa.nl, 06-14037931

Interesse in een carrière bij Panenqa, bekijk hier ons volledige vacature aanbod 

Direct solliciteren? Laat je CV direct achter.