Finance Medewerkers geboeid houden in een FSSC? Het kan!

Door Rob van de Sanden op 29 januari 2021

Het aantal Shared Service Centers is de afgelopen decennia rap toegenomen. Waar die ontwikkeling voorheen alleen voorbestemd leek voor multinationals, zijn inmiddels ook kleinere organisaties overgestapt op dit model en overwegen veel andere organisaties hun finance afdeling te centraliseren. 

Het aantal Financial Shared Service Centers (FSSC) dat zich in Nederland vestigt is enorm en ligt ver boven het Europees gemiddelde. Logisch dat Panenqa veel interim finance opdrachten uitvoert voor deze organisaties en dat we veel ervaring hebben hoe je succesvol zo’n centrale finance organisatie neerzet.

De komende drie weken nemen we jullie mee in een drieluik hoe je maximaal rendement haalt uit je FSSC. In deze bijdragen beantwoorden we de vraag “Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor het managen van een Shared Service Center en hoe houdt je je medewerkers langdurig geboeid”

Volgende week en de week daarna gaan we in op de volgende onderwerpen:

• Welke oplossingen biedt SAP om het FSSC model zo optimaal mogelijk te laten renderen?
• Panenqa’s co-Sourcing model als hulpmiddel voor Shared Service Centers

Hoe houd ik mijn finance team geboeid?

Wie goed thuis is in de wereld van Financial Shared Service Centers weet dat het een enorme uitdaging is om medewerkers geboeid te houden. Het ziekteverzuim en verloop van personeel ligt hoger dan bij andere finance organisaties. Hoe komt dat? En Wat kun je eraan doen om deze effecten tegen te gaan? Dat lees je in onderstaande bijdrage.

Shared Service Center als ‘project’

Voordat we ingaan hoe je finance medewerkers als controllers en accounting medewerkers geboeid houdt, staan we eerst stil wat de reden is dat Shared Service Centers zijn opgezet. Het bestaan van Shared Services en de uitdaging je personeel te binden zijn immers sterk gecorreleerd.

Voor bedrijven met kantoren die verspreid zijn over verschillende (geografische) locaties, biedt de implementatie van een shared services center de mogelijkheid om standaard bedrijfsprocessen op te zetten. Deze voordelen hiervan zijn legio, bijvoorbeeld:

• Verwerkingskosten worden verlaagd.
• Efficiëntie en transparantie worden verbeterd.
• Updates en het gebruik van best practices kunnen snel en eenvoudig worden geïmplementeerd en worden tegelijkertijd doorgevoerd in de hele organisatie.
• Lagere beheerkosten van je ERP omgeving, in ons geval SAP.

In een wereld waarin de meeste organisaties streven naar meer efficiency, meer transparantie en het beter voldoen aan compliancy regels, is het opzetten en inrichten van een FSSC een heel logische stap. Het ‘project’ opzetten van een SSC wordt door de meest Finance Medewerkers als heel leuk ervaren, maar daarna?

Shared Service center in de dagelijkse praktijk 

Daarna bestaat het werk uit zo standaard mogelijk werken, zo min mogelijk vrijheden en een maximum aan checklists en controles. Elementen die het werk van de meeste financials niet leuker maken. Zie hier de uitdaging die er ligt om mensen gemotiveerd en aan boord te houden.

Als taken minder uitdagend worden en je output ook nog eens op de vierkante millimeter gemonitored worden is het risico groot dat je op zoek gaat naar een andere baan of dat je ziekteverzuim oploopt. En dat is nu net wat je niet wilt als bedrijf. Je hebt het SSC immers opgezet om kosten efficiënter te gaan werken en je rendement wordt vele malen minder als je kostenvoordeel teniet wordt gedaan door een stijging van recruitmentkosten en hogere kosten als gevolg van ziekte.

Tips om je team geboeid te houden en daarmee te binden

Panenqa doet veel van haar opdrachten binnen Shared Service Centers. Op basis van onze ervaringen hebben we een aantal tips voor je op een rij gezet:

• Zorg voor voldoende job-roulatie. Lijkt een open deur en veel organisaties hebben ook als uitgangspunt om te rouleren. Echter zie je in de praktijk dat veel managers hun mankrachten graag op dezelfde rol houden, bang voor verlies van productiviteit. Maar zeg zelf: wat heb je liever: een medewerker die binnen het bedrijf rouleert? Of iemand die zich oriënteert op een functie buiten je eigen organisatie. Tip: wissel medewerkers na maximaal 12 maanden door.
• Mede door het gebruik van linkedin en verregaande internationalisering trekken veel FSSC’s die in Nederland gevestigd zijn hoogopgeleide buitenlandse medewerkers aan. Binnen deze SSC’s is het aantal internationale medewerkers fenomenaal. Ze komen voornamelijk uit Zuid-Europa, Azie en Zuid Amerika. Lijkt gunstig, want je hebt een zeer hoog opgeleide professional voor minder geld. Vaak pakt het niet zo gunstig uit, omdat ze zo hoog opgeleid zijn dat ze standaard accounting werkzaamheden helemaal niet leuk vinden en weer vertrekken. Dit leidt tot hoge recruitmentkosten en extra inwerktijd. Tip: zorg voor een goede mix tussen internationale medewerkers en finance professionals uit Nederland. De laatste groep is over het algemeen honkvaster, mits je zorgt voor de juiste uitdaging.
• Als een organisatie een SSC opzet en verkiest boven outsourcing, betekent dit doorgaans dat deze organisatie zelf grip wil houden op de Finance processen. Maar betekent dit ook dat je alles zelf met doen? En zelf moet zorgen voor je personeel en hun motivatie? Zeker niet. Co-sourcing kan uitkomst bieden. Onbekend met dit fenomeen? Ben je benieuwd wat het is? En wat het voor jouw SSC kan betekenen? Lees dan over twee weken ons blog dat specifiek over dit onderwerp gaat
• Organiseer voldoende social-events. Klinkt logisch, toch zien we om ons heen dat dit een onderbelicht onderdeel is. Mensen zijn sociale wezens en willen ook leuke contacten met de mensen om hen heen hebben. Vanwege hoog verloop blijkt er vaak weinig cohesie in de teams te zitten.

Wat kan Panenqa voor je betekenen? 

Het moge duidelijk zijn dat Panenqa veel voor je kan betekenen als je tijdelijke invulling zoekt op het gebied van Accounting, Controlling of juist bij het processen van facturen (A/P & A/R). Niet alleen hebben we ervaring op het gebied van Shared Service Centers en kennen we de dynamiek van een FSSC. We hebben ervaring met SAP waardoor onze professionals erg snel ingewerkt zijn en zelfstandig aan de slag gaan.

Is de systeemkennis de enige meerwaarde van onze finance professionals? Zeker niet. Er zijn nog twee zaken die in ons DNA zitten die belangrijk zijn binnen een FSSC: uitstekende proceskennis en de drive écht onderdeel te zijn van de opdrachtgever en 110% commitment te tonen.

Wat wij verder nog kunnen betekenen en hoe je SAP voor je kunt laten werken, leggen we uit in de volgende edities van dit drieluik, blijf ons dus volgen!

Meer weten over onze interim finance oplossingen voor FSSC’s? 

Neem dan contact op met Rob van de Sanden op 06-14037931 of via rvandesanden@panenqa.nl. Rob is managing director binnen Panenqa en werkte als interim financial zelf in diverse FSSC’s. Tevens hielp hij een Amerikaanse Beursgenoteerde onderneming met het opzetten van een FSSC in Nederland. Op regelmatige basis blogt Rob over actuele onderwerpen.

Ook op zoek naar tijdelijke oplossingen waarbij je graag interim finance professionals met SAP kennis inzet? Neem dan contact met me op.