Van diploma naar eerste opdracht bij Panenqa! 

Door Jordie van der Burgt op 19 juli 2022

Wegwijs in de facturenstroom

Na een aantal mooie studiejaren in het prachtige Rotterdam, mocht ik in de zomer van 2021 mijn diploma voor de BSc in International Business Administration in ontvangst nemen. Nog geen maand later heb ik me bij het Panenqa team aan mogen sluiten en zat in augustus bij mijn eerste klant. Hier kreeg ik binnen no-time de kans om mijn analytische en creatieve vaardigheden in te zetten bij het Accounts Payable team. Zo heb ik het afgelopen jaar het digitale factuurverwerking proces bij de klant onder de loep genomen, in kaart gebracht en geoptimaliseerd.

In deze Blog geef ik je meer inzicht in ISPnext en hoe ik mijn optimalisatie project via Panenqa op dit gebied heb beleefd.

Digitale factuurverwerking met ISPnext

Om digitale facturen te verwerken gebruikt de klant software van ISPnext. Dit bedrijf biedt allerlei modules aan om de verschillende aspecten van het Procure-to-Pay proces te managen. Bij de klant heb ik me specifiek gericht op twee modules binnen het proces van factuurverwerking. De smartscan-module automatiseert de ontvangst en verdeling van facturen, terwijl de invoice-module het boeken van facturen vergemakkelijkt. Als klap op de vuurpijl hebben we met de report-module rapportages kunnen creëren die aansluiten op de wensen van het finance-team.

Ontvangen, scannen, verwerken

Ontvangen en scannen

Facturen komen binnen in de mailbox, waarna de ISPnext smartscan-module aan het werk gezet wordt. Deze module leest de PDF-factuur en is vervolgens in staat om deze automatisch onder te verdelen bij de juiste werkmaatschappij binnen de holding. Vervolgens kan het systeem zelfstandig de kopgegevens, zoals leverancier, PO nummer, factuurdatum en factuurbedrag, invullen zonder dat een medewerker nog maar iets heeft aan moeten raken. Echter, om dit te kunnen doen moeten de verschillende templates en instellingen, maar vooral de masterdata correct staan. Dat laatste is een kwestie van blijven hameren en de gerealiseerde voordelen constant communiceren. De eerste twee waren onderwerpen waar ik persoonlijk mee aan de slag kon.

Om deze te optimaliseren hebben we bij de klant een aantal aanpassingen doorgevoerd. Allereerst hebben we ervoor gezorgd dat facturen direct verdeeld kunnen worden op basis van het ontvangst emailadres. Iedere werkmaatschappij had al haar eigen emailadres, maar voor de verdeling werd nog gebruik gemaakt van een inefficiënte zoektabel. Door IT van de klant te verbinden met de developer van ISPnext heb ik ervoor kunnen zorgen dat nagenoeg alle facturen nu automatisch goed terecht komen.

Daarnaast heb ik tijdens trainingssessies alle AP-medewerkers handiger kunnen maken in het instellen van scan templates. Hierdoor zien we bij de klant nu een continue verbetering in het herkennen van de juiste leverancier en het automatisch overnemen van de kopgegevens van de factuur. Daarnaast gaven deze sessies mij ook de mogelijkheid de mensen op de afdeling en het bedrijf een veel beter te leren kennen. Dat vond ik persoonlijk ontzettend leuk en leerzaam!

Verwerken

De invoice-module van ISPnext heeft een interface met SAP

en maakt het boeken van facturen gemakkelijker. Allereerst worden de facturen gecontroleerd door medewerkers van de crediteurenadministratie. Vervolgens gaan deze de workflow in. Op basis van de factuurregels worden de facturen hier automatisch langs de juiste goedkeurders geleid en met de juiste gegevens in SAP geboekt. Enkel na volledige goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling in SAP. Alle binnenkomende documenten worden gearchiveerd en zijn gemakkelijk terug te vinden, inclusief audit trail.

Binnen dit proces heb ik me voornamelijk gericht op facturen met een goederenontvangst. Het viel op dat veel facturen nog gecontroleerd moesten worden door inkopers. Dit levert hen een berg aan extra werk op en zorgt ervoor dat facturen langer dan noodzakelijk blijven hangen in het systeem.

De eerste stap was een gemakkelijke. Het viel me op dat de toleranties voor kleine prijsverschillen een stuk strikter stonden dan de richtlijn die binnen het bedrijf werden aangehouden. Door deze aan te passen volgens de richtlijn liepen er meteen een stuk meer facturen direct door.

Daarnaast hebben we de 3-way matching tussen de purchase order, goederenontvangst en factuur aangezet. De klant had te maken met veel deelleveringen waardoor 2-way matching tussen purchase order en factuur keer op keer leidde tot een mismatch en dus controle. Door de 3-way matching lopen de correcte facturen met deelleveringen nu automatisch door het systeem heen. Bijkomend voordeel, facturen waarvan de goederen nog even op zich laten wachten worden nu automatisch uit de wachtstand gehaald na goederenontvangst.

Rapportages

Om blijvend meer inzicht te verwerven had de klant behoefte aan rapportages. Daarnaast waren zij, en natuurlijk ikzelf, ontzettend benieuwd naar de impact van de verschillende optimalisaties. Hiertoe heb ik met de report-module van ISPnext op maat gemaakte rapportages ontwikkeld voor de klant. Hierdoor krijgen zij dagelijks de stand van zaken bij AP te zien en kunnen data gestuurde beslissingen maken, nu en in de toekomst. Wat mij betreft de perfecte afsluiting van dit optimalisatietraject!

Resultaat

Uiteindelijk heeft mijn project echt een resultaat gehad. Niet alleen een blijvend effect voor de opdrachtgever. Maar ook voor mezelf: een snelle ontwikkeling en een mooie ervaring op het gebied van proces optimalisaties. Supergoed dat ik sinds vorige week op een opdracht zit waar ik een andere opdrachtgever mag helpen om de processen zo goed mogelijk in te richten. Deze keer gaat het om het record-to-report proces: een ander proces maar met deels dezelfde uitdagingen. Wil je meer weten over ISP, proces optimalisatie of over de carrière mogelijkheden bij Panenqa? Neem dan gerust contact op.

Interesse om ook interim finance professional te worden? 

Overweeg jij ook om te gaan werken als interim Finance Professional? Voel je vrij om contact op te nemen met mij om meer te weten te komen over mijn ervaringen.

Geïnteresseerd om onze ontwikkelingen te blijven volgen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief onderaan deze pagina!

Enthousiast geworden en kom je graag in contact met Panenqa? Neem dan contact op met Rob van de Sanden op 06-14037931 of via rvandesanden@panenqa.nl.