Proces Mining bij de klant.

Door Desiree de Heus op 27 februari 2025

Bij Panenqa helpen we organisaties om financiële processen te optimaliseren en meer grip te krijgen op hun administratieve stromen. Onze consultant, Desiree de Heus, heeft onlangs bij een klant een waardevol verbeterproject afgerond met behulp van process mining via Celonis.

De uitdaging: inzicht in oude inkoopdocumenten

De klant had te maken met een groot aantal inkoopdocumenten die op WBS-en openstonden, terwijl de laatste realisatie al meer dan 14 maanden geleden had plaatsgevonden. Dit zorgde niet alleen voor een vertekend financieel beeld, maar ook voor mogelijke budgettaire en compliance-risico’s. Er was behoefte aan een efficiëntere manier om deze oude verplichtingen (obligo’s) inzichtelijk te maken en actiegericht te signaleren.

De oplossing: data-gedreven signalering

Samen met het Celonis-team en het interne R&A-team heeft Desiree met behulp van process mining de SAP-data en bijbehorende processen geanalyseerd. Hieruit bleek dat een aanzienlijk bedrag aan openstaande obligo’s mogelijk niet meer relevant was. Om dit aan te pakken, is een dashboard in Power BI ontwikkeld en wordt er nu maandelijks een pushmail gestuurd naar factuurgoedkeurders met een overzicht van de openstaande bestellingen. Dit stelt hen in staat om snel te bepalen of een inkooporder moet worden afgesloten of doorgeschoven naar de toekomst.

Het resultaat: meer financiële controle en een besparing van €4 miljoen

De eerste testmail werd in november verstuurd en inmiddels heeft de tweede pushmail al concrete impact laten zien:
✔️ €4 miljoen aan openstaande verplichtingen is vrijgevallen
✔️ 97% van de gesignaleerde obligo’s is inmiddels afgehandeld

Deze verbeteringen dragen direct bij aan een nauwkeuriger financieel overzicht en een effectievere budgettering.

De volgende stap: verdere optimalisatie

In 2025 wordt onderzocht hoe deze signalering verder kan worden uitgebreid naar inkoopdocumenten op Costcenters. Daarnaast blijft Celonis een belangrijke rol spelen in het identificeren van nieuwe verbeterkansen binnen de financiële processen.

De kracht van Panenqa

Dit project is een mooi voorbeeld van hoe onze consultants organisaties helpen met datagedreven procesoptimalisatie. Door slimme technologieën zoals Celonis in te zetten, kunnen we inefficiënties blootleggen en financiële processen naar een hoger niveau tillen.

Benieuwd hoe Panenqa uw organisatie kan helpen met procesoptimalisatie en efficiënter financieel management? Neem contact met ons op!

#ProcessMining #FinanceOptimization #Celonis #Panenqa #InterimFinance #Procesoptimalisatie