Alles wat je moet weten over SAP VIM

Door Alicia Poeran op 10 juni 2024

SAP Vendor Invoice Management (VIM) is een krachtige oplossing die bedrijven helpt hun factuurverwerkingsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen. In deze blog zullen we diepgaand bespreken wat SAP VIM is, de voordelen die het biedt, en best practices voor de implementatie ervan, met bijzondere aandacht voor de waardevolle ervaringen van onze consultant Alicia Poeran.

Wat is SAP VIM?

SAP Vendor Invoice Management (VIM) is een oplossing ontwikkeld door OpenText en geïntegreerd met SAP-systemen. Het doel van SAP VIM is om het proces van het beheren van leveranciersfacturen te automatiseren. Dit omvat het vastleggen, verwerken, volgen en archiveren van facturen. De oplossing is ontworpen om handmatige taken te verminderen, fouten te minimaliseren, en de efficiëntie en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces te verbeteren.

SAP VIM maakt gebruik van geavanceerde technologieën zoals Optical Character Recognition (OCR) om gegevens uit papieren en digitale facturen te extraheren. Vervolgens worden deze gegevens automatisch gematcht met inkooporders en ontvangsten in het SAP-systeem. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en de kans op menselijke fouten.

Voordelen van SAP VIM

• Efficiëntie en Snelheid

Een van de grootste voordelen van SAP VIM is de toename in efficiëntie en snelheid van de factuurverwerking. Door handmatige processen te automatiseren, kunnen bedrijven facturen sneller verwerken, wat leidt tot snellere betalingen aan leveranciers. Dit kan ook resulteren in betere relaties met leveranciers en mogelijkerwijs kortingen voor vroege betalingen.

• Kostenbesparing

Automatisering van factuurverwerking leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Bedrijven kunnen de kosten van handmatige gegevensinvoer en de bijbehorende fouten verminderen. Bovendien kunnen bedrijven besparen op papier, opslagruimte en verzendkosten door over te stappen naar elektronische factuurverwerking en -archivering.

• Verbeterde Nauwkeurigheid

Door gebruik te maken van OCR-technologie en automatische gegevensvalidatie, kan SAP VIM de nauwkeurigheid van de factuurgegevens aanzienlijk verbeteren. Dit vermindert de kans op fouten bij gegevensinvoer en maakt het eenvoudiger om discrepanties te identificeren en op te lossen.

• Betere Compliance en Traceerbaarheid

SAP VIM biedt uitgebreide traceerbaarheid en rapportagemogelijkheden, wat helpt bij het waarborgen van naleving van interne en externe regelgeving. Bedrijven kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot audit trails en gedetailleerde rapporten genereren over de status van facturen, betalingen en goedkeuringen.

• Verhoogde Transparantie

Met SAP VIM hebben bedrijven real-time inzicht in het gehele factuurverwerkingsproces. Dit verhoogt de transparantie en maakt het eenvoudiger voor managementteams om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van actuele en nauwkeurige gegevens.

Best Practices voor de implementatie van SAP VIM

Het implementeren van SAP VIM vereist zorgvuldige planning en uitvoering om ervoor te zorgen dat de oplossing optimaal presteert. Hier zijn enkele best practices voor een succesvolle implementatie, aangevuld met inzichten van onze consultant Alicia Poeran.

• Voorbereiding en Planning

Een grondige voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle SAP VIM-implementatie. Dit omvat het definiëren van duidelijke doelen en doelstellingen, het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden, en het samenstellen van een cross-functioneel implementatieteam. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de voordelen en impact van de nieuwe oplossing.

• Analyse van Huidige Processen

Voordat u SAP VIM implementeert, is het belangrijk om de huidige factuurverwerkingsprocessen te analyseren. Identificeer knelpunten, inefficiënties en gebieden die baat kunnen hebben bij automatisering. Deze analyse helpt bij het definiëren van de vereisten en specificaties voor de nieuwe oplossing.

• Data Quality Management

Zorg ervoor dat de gegevens die in SAP VIM worden ingevoerd van hoge kwaliteit zijn. Dit omvat het controleren van de nauwkeurigheid en volledigheid van leveranciersgegevens, inkooporders en ontvangstbewijzen. Goede datakwaliteit is essentieel voor het succes van de automatisering en voor het minimaliseren van fouten.

• Configuratie en Aanpassing

SAP VIM biedt veel configuratieopties om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen. Werk samen met ervaren consultants om de oplossing aan te passen aan uw processen en vereisten. Dit kan het configureren van workflows, goedkeuringsregels, en meldingen omvatten.

• Training en Change Management

Training en change management zijn cruciaal voor een succesvolle implementatie. Zorg ervoor dat alle gebruikers goed getraind zijn in het gebruik van SAP VIM en begrijp hoe de nieuwe processen werken. Communiceer de voordelen van de nieuwe oplossing duidelijk en zorg voor ondersteuning tijdens de overgangsperiode.

Onze consultant Alicia Poeran deelt haar ervaring: “Tijdens een recent SAP VIM-implementatieproject merkte ik hoe belangrijk de betrokkenheid van de eindgebruikers was. Door hen vanaf het begin bij het proces te betrekken, konden we hun behoeften beter begrijpen en hen voorbereiden op de veranderingen. Dit zorgde voor een soepeler overgang en een hogere acceptatiegraad van de nieuwe oplossing.”

• Testen en Validatie

Voer grondige testen uit voordat u SAP VIM in productie neemt. Dit omvat functionele testen, integratietesten en gebruikersacceptatietesten. Zorg ervoor dat alle processen soepel verlopen en dat eventuele problemen worden opgelost voordat de oplossing live gaat.

• Continue Verbetering

Na de implementatie is het belangrijk om voortdurend de prestaties van SAP VIM te monitoren en verbeteringen aan te brengen waar nodig. Verzamel feedback van gebruikers en identificeer gebieden voor optimalisatie. Door regelmatige evaluaties en aanpassingen kunt u ervoor zorgen dat de oplossing blijft voldoen aan de veranderende behoeften van uw organisatie.

Alicia Poeran voegt toe: “Ik heb veel geleerd van het project, vooral het belang van continue verbetering. Het is niet genoeg om de oplossing alleen te implementeren; je moet ook actief werken aan het optimaliseren en aanpassen aan de veranderende bedrijfsbehoeften.”

Hoe haal je het maximale voordeel uit SAP VIM?

Om het maximale rendement uit SAP Vim te halen is het wel belangrijk dat een organisatie zoveel mogelijk werkt met inkooporders / Purchase orders. Niet alle bedrijven hebben echter een 100% “no PO no pay” beleid ingevoerd.

Bij de keuze voor SAP VIM is het derhalve wel belangrijk om je als organisatie af te vragen hoe gestandaardiseerd je wilt werken en hoe ‘streng’ je wilt zijn voor je personeel.

Hoewel het mogelijk is om non-PO facturen te verwerken in SAP VIM, biedt het werken met inkooporders aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, controle en naleving. Bedrijven worden aangemoedigd om zoveel mogelijk gebruik te maken van PO’s om de volledige voordelen van SAP VIM te realiseren.

Conclusie

SAP VIM is een krachtige tool die bedrijven helpt hun factuurverwerkingsprocessen te automatiseren en te optimaliseren. Door efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen, nauwkeurigheid te verbeteren, en compliance te waarborgen, biedt SAP VIM aanzienlijke voordelen.

Een succesvolle implementatie vereist zorgvuldige planning, goede datakwaliteit, configuratie op maat, en continue verbetering. Door deze best practices te volgen, kunnen bedrijven het meeste uit hun SAP VIM-investering halen en hun operationele efficiëntie aanzienlijk verbeteren.

De ervaringen van onze consultant Alicia Poeran onderstrepen het belang van betrokkenheid van eindgebruikers en continue verbetering. Of je nu net begint met het overwegen van SAP VIM of al in het implementatieproces zit, deze blog biedt waardevolle inzichten en richtlijnen om je op weg te helpen. Neem contact op met Panenqa voor meer informatie en professionele ondersteuning bij jouw SAP VIM-implementatie.

Geïnteresseerd in een carrière bij Panenqa?

Lijkt het je interessant om vergelijkbare projecten te doen als Alicia en bij Panenqa aan de slag te gaan? Dat kan! Neem dan contact op met onze recruiter Menno Eekels op 06-40 80 36 49 of met Rob van de Sanden op 06-14 03 79 31. Liever eerst wat meer weten over hoe het is om te werken bij Panenqa? Neem dan een kijkje op onze werken bij Panenqa pagina of vacatures. 

Op de hoogte blijven van al het nieuws en interessante blogs?

Blijf jij graag op de hoogte van de laatste updates? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief onder aan de pagina en houd onze nieuws en blogs pagina goed in de gaten.