Power BI

Door Teun Oerlemans op 23 juni 2021

Na mijn HBO opleiding Bedrijfseconomie (Finance and Control) in 2018 te hebben afgerond ben ik gelijk bij Panenqa aan de slag gegaan. Direct bij mijn eerste opdracht kreeg ik de mogelijkheid om mijn kennis rondom Power BI toe te passen en uit te breiden. Tijdens deze opdracht heb ik voor diverse afdelingen meerdere Power BI rapportages mogen opzetten, die tot op de dag van vandaag worden gebruikt!

Het verschil met Excel

Bij veel van onze klanten zien we dat zij gebruik maken van de algemeen bekende rapportage mogelijk heden in Excel. Het gebruik van Power BI is iets waar veel bedrijven “naar aan het kijken” zijn. Power BI biedt echter meer, snellere en makkelijkere visualisatiemogelijkheden dan Excel. Maar wat is Power BI nu eigenlijk en wat kun je er dan precies mee?

Heel simpel gezegd is Power BI een data visualisatie tool waarmee je data van diverse bronnen kan koppelen naar 1 rapportage. Het voordeel hiervan is dat niet alles in Excel hoeft te staan. Iedereen kent het wel, om een goede rapportage te maken, halen we alle data uit het systeem over naar Excel om er vervolgens mee te kunnen gaan bouwen. Omdat de link tussen de data (bijvoorbeeld SAP HANA – database) en Power BI maar één keer gelegd hoeft te worden bespaar je enorm veel tijd en is het minder fout gevoelig. Na het leggen van de link tussen de data bron en Power BI kan Power BI de gegevens zelf vernieuwen. Dit zorgt ervoor dat je veel meer bezig bent met het analyseren van de data dan het daadwerkelijk maken van een rapportage. Power BI heeft standaard koppelingen die gelegd kunnen worden met inmiddels bijna 150(!) verschillende databases. Dit aantal wordt nog steeds verder uitgebreid en daardoor dus bijna zeker ook bruikbaar voor uw bedrijf!

Rapportages

Zoals hierboven al aangegeven is het in Power BI dus mogelijk om data uit verschillende bronnen aan elkaar te koppelen en hiermee een rapportage te maken. Het is ook mogelijk om in Power BI nog extra kolommen of berekeningen toe te voegen om ja data te verrijken. Bij het vernieuwen van de data zal het programma zelf deze berekeningen en kolommen toevoegen voor de nieuwe data. Binnen Power BI is het mogelijk om te werken met “doorklik visualisaties”. Zo kun je, bijvoorbeeld, de omzet per jaar laten zien. Wanneer je klikt op één specifiek jaar, zul je vervolgens de omzet per kwartaal, maand, week of dag zien. 

Verspreiding

Met een betaalde Power BI licentie is het mogelijk om visualisaties te delen binnen uw organisatie. Hiervoor bestaat Power BI eigenlijk uit 3 onderdelen.

1) Power BI Desktop

In Power BI Desktop word de rapportage gemaakt, worden er extra kolommen en berekeningen toegevoegd en kun je doen met de data wat je wil.

2) Power BI-Service (online)

Op het moment dat men de rapportage deelt binnen de organisatie komt de rapportage in Power BI-Service. Hier kan je per medewerker aangeven welke rapportages zij mogen zien en in hoeverre men de rapportage mag aanpassen. Let op, aanpassingen in Service zijn minimaal, denk hier aan filters of kleine opmaak aanpassingen.

3) Power BI-Mobiel (online)

Zij die toegang hebben tot de rapportage in Service hebben dit ook op Power BI-Mobiel, een app voor de smartphone of tablet waarmee je snel toegang hebt tot de laatste stand van zaken wanneer er bijvoorbeeld tijdens een meeting of on-the-go een vraag komt over de cijfers. In deze app kun je alleen filters instellen die door de maker in de rapportage zijn geplaatst, aanpassingen doen in de app is niet mogelijk.

Trainingen

Na mijn eerste opdracht heb ik uiteraard niet stil gezeten en ben ik me verder gaan verdiepen en ontwikkelen op het gebied van Power BI. Inmiddels geef ik dan ook training aan zowel mijn collega’s als klanten. Deze trainingen gaan over bekend raken met de look en feel van Power BI, wat is er mogelijk en hoe werkt het nu als je er echt zelf mee aan de gang gaat.

Enthousiast geworden over Power BI en kom je graag in contact met Panenqa? Neem dan contact op met Rob van de Sanden op 06-14037931 of via rvandesanden@panenqa.nl.