Geschreven door: Michel Pullen

Procure to Pay (P2P) is een van die processen waar iedereen mee te maken heeft, maar waar bijna niemand echt naar kijkt. Bestellen, ontvangen, factureren en betalen: het lijkt simpel, totdat je er middenin zit.

Ook binnen SAP en SAP S/4HANA speelt een goed ingericht P2P-proces een belangrijke rol. Ik werk er al jaren mee en merk steeds weer dat de kennis die ik in de loop der jaren heb opgebouwd het grootste verschil maakt in hoe snel ik bij de kern van een probleem kom.

Het patroon herken ik vaak al in de eerste gesprekken

In bijna elk traject begint het met dezelfde vraag: “Onze crediteurenafdeling is te traag.” Mijn ervaring is dat dit zelden het echte probleem is. Als ik hoor dat veel facturen handmatig worden verwerkt, ga ik niet meteen naar de crediteurenafdeling kijken. Ik ga een stap terug in het proces en onderzoek hoe bestellingen worden aangemaakt, of goederen worden ontvangen en hoe de leveranciersgegevens zijn ingericht, bijvoorbeeld binnen SAP. Daar zit in veel gevallen de oorzaak.

Door de jaren heen ben ik bepaalde problemen steeds opnieuw tegengekomen. Denk aan inkopen buiten de afgesproken contracten en kanalen om, dubbele of onterecht betaalde facturen en gemiste betalingskortingen. Ook zie ik regelmatig lange goedkeuringsprocessen en onvoldoende duidelijke autorisaties en functiescheiding, waardoor het risico op fouten en fraude toeneemt.

Doordat ik deze situaties vaker heb gezien, herken ik bepaalde patronen inmiddels vrij snel. Daardoor kan ik gerichter onderzoeken waar het probleem daadwerkelijk ontstaat.

Ik verbind wat anderen los zien

Wat ik zelf het meest waardevol vind aan mijn werk, is het leggen van verbanden. De directeur maakt zich zorgen over stijgende kosten. De financieel manager baalt van een trage maandafsluiting. De inkoper ergert zich eraan dat afspraken niet worden nagekomen.

Voor hen lijken dat misschien drie afzonderlijke problemen. Maar doordat ik het volledige proces ken, zie ik vaak dat ze dezelfde oorzaak hebben. In plaats van drie verschillende problemen afzonderlijk aan te pakken, kun je dan gericht werken aan één oplossing die op meerdere plekken verbetering oplevert.

Mijn ervaring heeft me ook geleerd voorzichtig te zijn met kant en klare oplossingen.

Een nieuw systeem of extra automatisering klinkt aantrekkelijk, maar helpt alleen als de basis klopt. Daarom kijk ik liever eerst hoe het proces is ingericht en waar verbeteringen nodig zijn, voordat ik adviseer om verder te automatiseren.

Een situatie die ik in verschillende vormen vaak tegenkom

Een herkenbare situatie is die van een productieorganisatie waar het crediteurenteam maandelijks duizenden facturen verwerkt. De werkdruk is hoog, medewerkers maken overuren en de achterstanden lopen op. De eerste gedachte is dan vaak om extra mensen in te huren.

In zo’n situatie begin ik liever met het analyseren van de beschikbare gegevens.

Dan blijkt bijvoorbeeld dat veel facturen vastlopen doordat bestellingen pas worden aangemaakt nadat de factuur is ontvangen. Ook ontbreekt regelmatig de registratie van de goederenontvangst, omdat binnen het magazijn niet altijd duidelijk is welke gevolgen dat heeft voor het verdere proces.

Het probleem ligt dan niet zozeer bij de financiële afdeling, maar eerder in de keten.

Mijn aanpak is om eerst duidelijke afspraken te maken over het bestelproces. Zo kan een bestelplicht ervoor zorgen dat inkopen vooraf correct worden geregistreerd. Daarnaast kijk ik hoe de goederenontvangst eenvoudiger kan worden ingericht, zodat deze onderdeel wordt van de dagelijkse werkzaamheden.

Ook het opschonen van leveranciersgegevens en het instellen van passende tolerantieregels binnen SAP kunnen veel handmatig werk voorkomen. Met een eenvoudig dashboard maak ik vervolgens inzichtelijk waar facturen vastlopen en welke verbeteringen effect hebben.

Het mooie van zo’n traject is dat de resultaten op meerdere plekken merkbaar kunnen worden. Meer facturen kunnen automatisch worden verwerkt, doorlooptijden worden korter en de maandafsluiting verloopt soepeler. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan correcties en houden meer ruimte over voor controle en analyse.

Daardoor blijkt het inzetten van extra capaciteit soms helemaal niet nodig.

Wat de opdrachtgever eraan heeft

In mijn projecten merk ik dat problemen binnen P2P vaak pas zichtbaar worden wanneer de gevolgen al merkbaar zijn. Denk aan dubbele betalingen, facturen die blijven liggen of een maandafsluiting die steeds uitloopt.

Omdat ik het proces van begin tot eind ken, kan ik sneller achterhalen waar de oorzaak ligt. Die bevindt zich vaak op een andere plek dan waar het probleem zichtbaar wordt, bijvoorbeeld bij de inrichting van bestellingen of de stamgegevens van leveranciers.

Voor een opdrachtgever betekent dit dat we niet allerlei afzonderlijke problemen hoeven op te lossen, maar gericht kunnen werken aan verbeteringen die daadwerkelijk verschil maken.

Dat kan leiden tot lagere proceskosten, minder fouten en meer inzicht in het inkoopgedrag. Ook ontstaat er meer controle over het proces en worden risico’s op fouten en onjuiste betalingen kleiner.

Daarnaast kunnen facturen sneller worden verwerkt, verloopt de maandafsluiting efficiënter en ontstaat er meer inzicht in toekomstige betalingen. Dat is niet alleen prettig voor de financiële afdeling, maar ook voor leveranciers die op tijd en correct betaald willen worden.

Uiteindelijk gaat het erom dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het herstellen van fouten en zich meer kunnen richten op werkzaamheden die waarde toevoegen.

Tot slot

Als ik terugkijk op mijn projecten, zie ik steeds dezelfde rode draad: wie het volledige P2P proces goed kent, herkent problemen sneller en stelt eerder de juiste vragen.

Voor mij zit de meerwaarde van specialistische P2P kennis vooral in het achterhalen van de werkelijke oorzaak. Daardoor kan ik opdrachtgevers helpen om gerichter verbeteringen door te voeren, zonder onnodig tijd en geld te besteden aan oplossingen die het probleem niet aanpakken.

Ook benieuwd waar binnen jouw P2P-proces verbeterkansen liggen?

We denken graag met je mee.