Geschreven door: Rob van de Sanden

Een succesvolle jaarafsluiting vraagt om meer dan financiële expertise. Vakkennis, ervaring en systeemkennis zijn essentieel, maar ook persoonlijke competenties spelen een belangrijke rol. Want wat maakt uiteindelijk het verschil tussen een jaarafsluiting die moeizaam verloopt en een traject waarin werkzaamheden goed op elkaar aansluiten?

Vakkennis vormt de basis

Een succesvolle jaarafsluiting vraagt om kennis van financiële verslaggeving, wet en regelgeving en de bijbehorende financiële processen. Ook kennis van verslaggevingsstandaarden zoals Dutch GAAP en IFRS en financiële systemen zoals SAP is van belang.

Daarnaast is praktijkervaring belangrijk. Financials die vaker betrokken zijn geweest bij jaarafsluitingen en het opstellen van jaarrekeningen, herkennen risico’s sneller, weten waar knelpunten kunnen ontstaan en kunnen beter anticiperen op vragen van de accountant.

Toch is vakkennis alleen niet voldoende. Een jaarafsluiting vraagt ook om een goede planning, duidelijke verantwoordelijkheden en afstemming tussen verschillende betrokkenen. Zelfs wanneer de financiële kennis aanwezig is, kunnen misverstanden of onvoldoende overzicht voor vertraging zorgen.

Daarom verdienen persoonlijke competenties minstens zoveel aandacht als technische expertise.

Welke competenties maken het verschil?

Tijdens een jaarafsluiting komen verschillende werkzaamheden en deadlines samen. Het resultaat hangt niet alleen af van wat een financial weet, maar ook van de manier waarop diegene zijn of haar kennis toepast.

1. Plannen en organiseren

Een goede voorbereiding is belangrijk voor een succesvolle jaarafsluiting. Denk aan het tijdig verzamelen van balansspecificaties, het vastleggen van verantwoordelijkheden en het bewaken van de voortgang.

Wanneer informatie vanuit een andere afdeling later wordt aangeleverd dan gepland, kan dit gevolgen hebben voor de verdere afsluiting. Een financial die overzicht houdt en tijdig bijstuurt, kan voorkomen dat dergelijke knelpunten tot onnodige vertraging leiden.

2. Communicatieve vaardigheden

Bij een jaarafsluiting zijn niet alleen medewerkers van de financiële afdeling betrokken. Ook andere afdelingen, het management en externe accountants spelen een rol in het proces.

Goede communicatie zorgt ervoor dat verwachtingen duidelijk zijn, vragen tijdig worden beantwoord en betrokkenen weten welke informatie van hen wordt verwacht.

Vooral tijdens de accountantscontrole is dit belangrijk. Wanneer onderbouwingen ontbreken of aanvullende vragen ontstaan, kan goede afstemming veel tijd besparen.

3. Analytisch en kritisch denkvermogen

Een jaarrekening vraagt om meer dan het verwerken en controleren van cijfers. Financiële gegevens moeten ook worden beoordeeld en verklaard.

Waarom wijkt een balanspost af van het voorgaande jaar? Zijn alle verplichtingen correct verwerkt? En sluiten de cijfers aan op de onderliggende administratie?

Een financial die kritisch naar de cijfers kijkt, signaleert afwijkingen vroegtijdig en voorkomt dat mogelijke fouten pas tijdens de accountantscontrole aan het licht komen.

4. Stressbestendigheid en flexibiliteit

Tijdens een jaarafsluiting verloopt niet altijd alles volgens planning. Onverwachte correcties, aanvullende informatieverzoeken of vertragingen kunnen de werkdruk verhogen.

Het is dan belangrijk om prioriteiten te stellen, overzicht te behouden en werkzaamheden waar nodig opnieuw te organiseren. Zo kan het werk doorgaan, ook wanneer omstandigheden veranderen.

5. Eigenaarschap en resultaatgerichtheid

Een jaarafsluiting vraagt om financials die verantwoordelijkheid nemen voor hun werkzaamheden en het gezamenlijke resultaat.

Dat betekent niet alleen taken uitvoeren, maar ook knelpunten signaleren, collega’s aanspreken op gemaakte afspraken en zelf met oplossingen komen.

Hierdoor kunnen openstaande punten eerder worden opgepakt en wordt voorkomen dat problemen zich aan het einde van het traject opstapelen.

Actuele kennis blijft noodzakelijk

Naast persoonlijke competenties blijft het onderhouden en ontwikkelen van vakkennis een belangrijk onderdeel van het werk van iedere financial.

Financiële wet en regelgeving verandert voortdurend. Ontwikkelingen in verslaggevingsstandaarden, fiscale regelgeving en digitalisering vragen om financials die hun kennis blijven actualiseren.

Het volgen van opleidingen, bijhouden van vakliteratuur en uitwisselen van ervaringen met vakgenoten dragen hieraan bij.

Ook technologische ontwikkelingen spelen een steeds grotere rol. Financiële systemen zoals SAP bieden mogelijkheden om afsluitprocessen verder te standaardiseren en automatiseren. Denk aan het verminderen van handmatige werkzaamheden, het verbeteren van de kwaliteit van financiële gegevens en het sneller beschikbaar maken van rapportages.

Deze mogelijkheden leveren echter niet vanzelf resultaat op. Financials moeten begrijpen hoe financiële processen zijn ingericht, waar verbeteringen mogelijk zijn en welke gevolgen veranderingen hebben voor de betrouwbaarheid van de financiële informatie.

Daar komen vakkennis, systeemkennis en persoonlijke competenties samen.

Samenwerking als bepalende factor

Een jaarafsluiting is geen individuele verantwoordelijkheid. Finance, andere afdelingen, het management en externe accountants zijn van elkaar afhankelijk om het proces goed te laten verlopen.

Wanneer verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of informatie niet tijdig beschikbaar komt, kan dit leiden tot extra controles, herstelwerkzaamheden en vertraging.

Goede samenwerking vraagt daarom om duidelijke afspraken, regelmatig overleg en financials die verder kijken dan hun eigen werkzaamheden.

Bij Panenqa zien we het belang hiervan in de praktijk. Onze SAP Finance professionals combineren financiële expertise met kennis van systemen en processen. Daarbij zijn persoonlijke competenties zoals communicatie, analytisch vermogen en eigenaarschap belangrijk om organisaties te ondersteunen bij complexe financiële vraagstukken.

Wat weegt uiteindelijk zwaarder?

Vakkennis vormt de inhoudelijke basis van iedere jaarafsluiting. Zonder kennis van financiële verslaggeving, regelgeving en systemen is het niet mogelijk om een betrouwbare jaarrekening op te stellen.

Maar kennis alleen bepaalt niet hoe een traject verloopt. De manier waarop werkzaamheden worden georganiseerd, afwijkingen worden onderzocht en betrokkenen samenwerken, heeft minstens zoveel invloed op het uiteindelijke resultaat.

Een financial moet daarom niet alleen weten wat er moet gebeuren, maar ook in staat zijn om het proces te overzien, verantwoordelijkheid te nemen en anderen daarin mee te krijgen.

Een succesvolle jaarafsluiting vraagt niet om een keuze tussen kennis en competenties, maar om financials die beide in de praktijk weten te combineren.